Polityka prywatności

Data obowiązywania: 29 sierpnia 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu https://uttn.org oraz działalnością Unified Trade & Technology Network (UTTN).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Aroks Group Sp. z o.o.
ul. Hugo Kołłątaja 3/15
20-006 Lublin, Polska
NIP: 8133842216
REGON: 386668701

W sprawach dotyczących danych osobowych i prywatności można skontaktować się z nami pod adresem: system@uttn.org.

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych można kierować bezpośrednio na wskazany wyżej adres.

2. Zakres Polityki

Niniejsza Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

• korzystaniem z serwisu UTTN.org;
• formularzami kontaktowymi i zapytaniami;
• formularzem „Zgłoś zapytanie”;
• zgłoszeniami do sieci partnerskiej UTTN;
• zapytaniami biznesowymi, technologicznymi i projektowymi;
• badaniem i weryfikacją potencjalnych partnerów, ekspertów i organizacji;
• komunikacją dotyczącą możliwej współpracy, przedstawienia stron i projektów;
• analityką strony, bezpieczeństwem oraz, po uzyskaniu wymaganej zgody, technologiami marketingowymi.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z UTTN możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko lub rola zawodowa;
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane kontaktowe dobrowolnie przekazane przez użytkownika;
• dane biznesowe i zawodowe: nazwa firmy lub organizacji, strona internetowa, kraj, doświadczenie zawodowe, kompetencje, rola w projekcie oraz publicznie dostępne informacje biznesowe;
• dane dotyczące zapytań i projektów: informacje zawarte w formularzach, opisach projektów, potrzebach biznesowych, zapytaniach technologicznych, zapytaniach partnerskich i korespondencji;
• dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu, logach serwera oraz identyfikatory internetowe;
• dane analityczne i dotyczące zgód: informacje o sposobie korzystania z serwisu oraz wyborach dokonanych w mechanizmie zarządzania zgodami na pliki cookie.

Prosimy nie przesyłać przez ogólne formularze poufnych danych technicznych, tajemnic przedsiębiorstwa, haseł, szczególnych kategorii danych osobowych ani danych osób trzecich, chyba że jest to niezbędne i zostało wcześniej z nami uzgodnione.

4. Źródła danych

Dane osobowe możemy pozyskiwać:

• bezpośrednio od użytkownika poprzez formularze, e-mail, telefon, spotkania lub inną korespondencję;
• od firmy, organizacji lub osoby działającej w imieniu użytkownika;
• z publicznie dostępnych źródeł biznesowych, w tym stron firmowych, publicznych rejestrów, katalogów zawodowych oraz innych publicznie dostępnych informacji zawodowych;
• od partnerów, jeżeli jest to niezbędne dla realizacji konkretnego zapytania lub procesu współpracy;
• automatycznie poprzez stronę internetową, logi serwera oraz pliki cookie lub podobne technologie.

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, przetwarzamy je zgodnie z art. 14 RODO oraz mającymi zastosowanie wyjątkami.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Obsługa zapytań

Przetwarzamy dane w celu analizy i udzielenia odpowiedzi na zapytanie, zrozumienia zgłoszonej potrzeby oraz ustalenia, czy UTTN lub jeden z jego partnerów może być pomocny.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z osobami i organizacjami zainteresowanymi działalnością UTTN, lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

5.2. Badanie, weryfikacja i wyszukiwanie partnerów

Jeżeli użytkownik zwraca się do nas o zbadanie rynku, znalezienie eksperta, weryfikację potencjalnego partnera lub wyszukanie możliwości współpracy biznesowej, technologicznej lub projektowej, możemy przetwarzać dane niezbędne do realizacji takich działań.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli działania podejmowane są na żądanie użytkownika w związku z potencjalną współpracą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes związany z prowadzeniem badań biznesowych i zawodowych oraz rozwijaniem możliwości współpracy.

5.3. Reprezentowanie interesów i przedstawianie partnerów

Po uzgodnieniu UTTN może wspierać pierwszy kontakt z potencjalnymi partnerami biznesowymi, ekspertami, jednostkami naukowymi, instytucjami lub innymi właściwymi podmiotami.

Nie przekazujemy potencjalnemu partnerowi danych kontaktowych ani niepublicznych informacji o projekcie bez wcześniejszego uzgodnienia z użytkownikiem, chyba że przekazanie tych danych jest konieczne do wykonania działania wyraźnie zleconego przez użytkownika.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od okoliczności.

5.4. Sieć partnerska UTTN

Przetwarzamy dane ekspertów, firm i organizacji zainteresowanych dołączeniem do sieci lub współpracą z UTTN w celu oceny profilu, utrzymywania kontaktu oraz identyfikowania możliwych przyszłych możliwości współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie działań podejmowanych w celu rozpoczęcia współpracy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na tworzeniu i utrzymywaniu profesjonalnej sieci partnerskiej.

5.5. Funkcjonowanie i bezpieczeństwo serwisu

Dane techniczne i logi serwera mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania, stabilności i bezpieczeństwa strony, zapobiegania nadużyciom oraz diagnozowania problemów technicznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.6. Analityka

Jeżeli korzystamy z narzędzi analitycznych wymagających przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania do nich dostępu, są one aktywowane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody poprzez mechanizm zarządzania zgodami na pliki cookie.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zasady dotyczące przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji w urządzeniu końcowym regulują również odpowiednie przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.

5.7. Technologie marketingowe

Jeżeli w serwisie UTTN.org wykorzystywane są piksele marketingowe, narzędzia remarketingowe lub podobne technologie, są one aktywowane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz odpowiednie przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.

5.8. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane, jeżeli jest to konieczne do dokumentowania współpracy, ochrony naszych praw, obsługi reklamacji lub ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.9. Obowiązki prawne

Jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy, możemy przetwarzać dane w celu wykonania obowiązków księgowych, podatkowych, regulacyjnych lub innych obowiązków prawnych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych za pośrednictwem UTTN.org jest co do zasady dobrowolne.

Niektóre informacje mogą być jednak niezbędne, aby odpowiedzieć na zapytanie, ocenić potrzebę, skontaktować się z użytkownikiem lub podjąć działania zmierzające do współpracy. Brak wymaganych danych może uniemożliwić obsługę zapytania.

Zgoda na analityczne lub marketingowe pliki cookie jest dobrowolna i nie jest warunkiem korzystania z podstawowych funkcji serwisu.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane, w zakresie niezbędnym, następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom hostingu, IT, utrzymania serwisu i cyberbezpieczeństwa;
• dostawcom CRM, komunikacji i automatyzacji procesów;
• dostawcom poczty elektronicznej i usług chmurowych;
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę;
• doradcom prawnym, księgowym i podatkowym;
• partnerom UTTN, ekspertom lub potencjalnym uczestnikom projektu, wyłącznie gdy jest to uzasadnione celem zapytania i, w odpowiednich przypadkach, uzgodnione z użytkownikiem;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Jeżeli inny podmiot przetwarza dane w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający, korzystamy z dostawców zapewniających odpowiednie gwarancje oraz zawieramy umowy powierzenia przetwarzania, gdy wymaga tego art. 28 RODO.

8. Przekazywanie danych potencjalnym partnerom

Jedną z funkcji UTTN jest badanie i ułatwianie potencjalnej współpracy pomiędzy firmami, ekspertami, zespołami technologicznymi i organizacjami.

W celu znalezienia zainteresowanych partnerów możemy przygotować anonimowy lub niepozwalający na identyfikację opis potrzeby biznesowej lub projektowej.

Dane kontaktowe oraz niepubliczne informacje pozwalające zidentyfikować użytkownika lub projekt są co do zasady przekazywane potencjalnemu partnerowi dopiero po uzgodnieniu takiego przedstawienia lub gdy przekazanie danych jest konieczne do wykonania działania wyraźnie zleconego przez użytkownika.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii wykorzystywanych przez serwis mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• EU-US Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie do danego dostawcy;
• Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• innych zabezpieczeń dopuszczonych przez RODO.

10. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

• Ogólne zapytania: przez okres korespondencji oraz co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, chyba że istnieje uzasadnienie dla dłuższego przechowywania;
• Zapytania projektowe i dotyczące współpracy: przez okres oceny lub współpracy, a następnie przez okres niezbędny do dalszego kontaktu, dokumentowania działań lub ochrony przed roszczeniami;
• Zgłoszenia do sieci partnerskiej i profile zawodowe: tak długo, jak potencjalna współpraca pozostaje aktualna, przy okresowej weryfikacji zasadności dalszego przechowywania danych;
• Dane umowne i księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• Logi serwera i dane bezpieczeństwa: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśniania incydentów;
• Dane analityczne i marketingowe: do momentu wycofania zgody lub wygaśnięcia odpowiedniego pliku cookie lub identyfikatora;
• Dane dotyczące roszczeń: do upływu właściwych terminów przedawnienia.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• żądania usunięcia danych;
• żądania ograniczenia przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• otrzymania danych w formacie umożliwiającym ich przenoszenie, jeżeli prawo do przenoszenia ma zastosowanie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W Polsce właściwym organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

UTTN nie podejmuje wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeżeli za zgodą użytkownika aktywowane są narzędzia analityczne lub reklamowe, ich dostawcy mogą stosować mechanizmy profilowania w celach analitycznych, pomiaru odbiorców lub reklamy zgodnie z własnymi politykami prywatności.

13. Pliki cookie i podobne technologie

UTTN.org wykorzystuje technologie niezbędne do prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu. Pozostałe technologie, w szczególności analityczne lub marketingowe pliki cookie, są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody.

Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać poprzez ustawienia plików cookie dostępne w serwisie.

Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookie, ich celach, dostawcach i okresach przechowywania znajdują się w naszej Polityce plików cookie.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru oraz ryzyka przetwarzania, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

Dostęp do danych ograniczamy do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji uzasadnionych celów.

15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą funkcjonalności serwisu, stosowanych technologii, partnerów lub wymogów prawnych.

Aktualna wersja jest zawsze publikowana w serwisie UTTN.org wraz z datą obowiązywania.

16. Kontakt

W sprawach związanych z prywatnością lub wykonywaniem praw wynikających z RODO prosimy o kontakt:

Aroks Group Sp. z o.o.
ul. Hugo Kołłątaja 3/15
20-006 Lublin, Polska
E-mail: system@uttn.org